フリーランスをしていてパソコンを仕事用に購入した際にそれが経費として認められるかどうかは、フリーランスにとって非常に重要なポイントですよね。
パソコンは一定要件を見たせば経費として計上することができます。ここでは、パソコンが経費として認められるための具体的な条件についてお話しします。
経費として認められるパソコンの条件とは？
パソコンを経費として認められるために確認したいポイントを３つ説明します。
パソコンの使用目的
まず、最も大切なのは使用目的です。
パソコンを業務用途で使用していることが必要です。
たとえば、書類作成、プログラミング、デザイン作業、動画編集など、仕事に直接関連する活動に使用している場合は、この条件をクリアしています。
逆に、個人的な使用が多い場合は、経費としての認定が難しくなるかもしれません。
購入価格の範囲
次に、購入価格の範囲ですが、これには上限や特別な規定は特に設けられていません。
ただし、あまりに高額なパソコンを購入した場合は、その必要性を証明する必要が出てくるかもしれません。
例えば、特定の高性能が必須の業務でなければ、一般的な価格帯のパソコンで十分と判断されることがあります。
領収書は必須！
購入時の注意点として、領収書の保存が非常に重要になってきます。
税務調査の際には、この領収書が経費としての証明となるため、購入時の領収書は必ず保管しておくようにしましょう。
また、購入の経緯や業務での使用状況を記録しておくことも、後々の説明のために役立つかもしれません。
パソコン購入時の経費計上のタイミング
パソコン購入時の経費計上のタイミングについて、即時償却と定額償却の違いを説明し、それぞれの記帳方法についても解説します。
即時償却とは？
購入したパソコンの費用を購入した年度の経費として全額計上する方法です。
これは、パソコンの購入費用が一定の基準額以下である場合に適用可能です。
パソコンは本体の取得価格が10万円以下であれば即時償却が可能です。10万円以下であればその年の経費として全額計上できるということです。
即時償却のメリットは、購入年度に全てを経費として計上できるため、その年の税負担を軽減できる点にあります。
減価償却とは？
一方、減価償却（定額法）とは、パソコンの費用を数年間にわたって分割して経費計上する方法です。
これは、パソコンの耐用年数に基づいて計算され、毎年一定の割合で経費として計上します。
例えば、耐用年数が4年とされているパソコンを100万円で購入した場合、毎年25万円ずつ経費計上することになります。
この方法の利点は、数年間にわたって安定した経費計上が可能となり、毎年の収支が安定しやすくなることです。
記帳の方法
即時償却の場合、購入した年度の「事務用品費」として全額を記入します。
一方で減価償却の場合は、「固定資産」として購入費用を計上し、毎年その減価償却分を「減価償却費」として記帳していきます。
パソコン以外のIT機器も経費にできる？
パソコンが経費として認められることがあるのはわかったけど、他のIT機器も経費にできるのか気になりますよね。
フリーランスの方々が業務で使うプリンターや外付けハードディスク、さらにはタブレットなども、ビジネスに必要不可欠であれば経費として計上可能です。
それに、最新のソフトウェアやオンラインツールの利用料も同様です。
これらが、仕事の効率化や品質向上に直結するものであれば、経費として認められる可能性が高いです。
なので、パソコン購入時と同様に、これらの機器やサービスについてもレシートや購入証明をしっかり保管しておくことが大切です。
スマートフォンやタブレット
スマートフォンやタブレットを仕事で使っている方も多いのではないでしょうか。
これらはただの連絡手段ではなく、仕事の効率化に欠かせない重要なツールですよね。
これらも仕事用として購入し、仕事のために使っているのであれば、経費として計上することが可能です。
ただし、個人的な使用と仕事での使用の割合を明確にしておく必要はあります。
例えば、仕事での使用が70%、個人の使用が30%であれば、費用も”その割合”で計上できます。
また、仕事で使用するスマートフォンやタブレットの通信費も同様に経費として計上可能です。
こちらも使用割合に応じた計算が必要になるので、しっかりと管理することが大切です。
周辺機器とアクセサリー
プリンターや外付けハードドライブ、マウスやキーボードなど、これらはビジネスに欠かせない機器です。
これらの周辺機器やアクセサリーもビジネスのために使っていれば、もちろん経費として認められます。
例えば、デザイナーであれば高性能なプリンターを、ライターであれば快適なキーボードを、それぞれの職業に応じた必要な機器を経費として計上することが可能です。
ただし、個人的な使用が多いと見なされる場合は、その割合に応じて経費の計上が調整される場合がありますので、業務用と個人用の区別を明確にしておくと良いでしょう。
ソフトウェア購入費
ソフトウェアの購入やサブスクリプション料金が経費としてどのように扱われるのかについて、わかりやすく解説していきます。
フリーランスの仕事で必要不可欠なソフトウェア、例えばデザインやプログラミング、文書作成などのためのアプリケーションは、業務のために必要なツールとして経費処理が可能です。
また、サブスクリプションで提供されているAdobe Creative CloudやChatGPT4などのソフトウェアの場合、月額や年額で支払う料金も経費として計上できます。
この点も忘れずに、定期的な支払いの記録を残しておくことが大切です。
ソフトウェア購入費用は、ビジネスを円滑に進めるための重要な投資。適切に管理して、賢く経費処理を行いましょう。
通信費
フリーランスとして活動する中で、インターネット接続料金やスマホのデータプランなど、通信費は欠かせない経費の一つですね。
これらの通信にかかる費用がどのように経費処理されるのか、ここでしっかりと確認しておきましょう。
まず、インターネット接続料金ですが、自宅で仕事をする際に利用するインターネットの料金は、仕事用の割合を明確にして経費として計上することができます。
例えば、仕事でインターネットを使用する時間が全体の50％であれば、その割合で費用を経費として申告することが可能です。（仕事でしか使っていないと言い張りましょう！）
次に、携帯電話やスマートフォンのデータプランに関しても、同様にビジネス利用の割合に応じて経費申告を行うことができます。
仕事で使用する通話やデータの量を把握し、その使用分を経費として計上することが重要です。
2台契約して、1台を仕事用。もう1台を個人用として契約し、高い方を仕事用として使用していることにしましょう！も
う一台は980円のプランで良いでしょう。
…というのは冗談ですが、これらの通信費は、フリーランスとして仕事を行う上で避けては通れないコストですね。
適切に経費として計上することで税負担を減らせますので、各自の使用状況を正確に把握し正確に申告しましょう。
まとめ
フリーランスとしてパソコンや他のIT機器を経費として計上する際は、その使用目的、購入価格、そして領収書の保管が重要です。業務専用であれば、即時償却や定額償却を適用して税負担を軽減することが可能です。
また、スマートフォンやソフトウェアの料金も同様に、仕事用の割合に応じて経費として計上できます。
これらのポイントを正確に把握し、適切に経理処理を行うことで、フリーランスとしての経済的な負担を管理しやすくなります。
